Blog door Isabelle Langeveld

Op 30 januari heeft een groepje LOSMakers twee webinartools uitgeprobeerd, namelijk GoToWebinar met Hedwig Schlotjes-Belle als organisator/presentator en AdobeConnect met Karin Hornstra. Met webinarsoftware kun je zo globaal dezelfde dingen: presenteren op video, slides laten zien en interacteren met je deelnemers via vragen, een chatbox of door mensen de microfoon of camera te geven. Dezelfde functionaliteiten kunnen echter een heel verschillende gebruikerservaring opleveren. En kan echt wel alles met elke tool? Daarom hebben we deze twee tools vergeleken op dezelfde criteria. De deelnemers (zie onderaan voor de namen) hebben na afloop een Google Form ingevuld met hun ervaringen. Hierbij de resultaten.

Wil je voordat je gaat lezen al een indruk hebben van de look en feel beide tools, kijk dan deze video waarin ook een vergelijking wordt gemaakt.

Of bekijk deze screenshots.

screenshotgtw

GoToWebinar

AdobeConnect

AdobeConnect

Inloggen en opstarten

Webinarsoftware draait volledig online, of je moet er een pakketje voor downloaden. Bij de start hadden we het eerste verschil te pakken.

GoToWebinar AdobeConnect
Voor GoToWebinar (GTW) krijg je een uitnodiging van de organisator met een ID voor de sessie. Je gaat naar joinwebinar.com vult de ID in, je emailadres en je voor- en achternaam en dan heb je toegang. GTW is een product van Citrix. Het wil dat je eerst Citrix Receiver downloadt voor je het kunt gebruiken. Veel grote organisaties nemen hun IT-infrastructuur al af van Citrix en daar staat het al op de pc. Citrix downloaden heeft voor niemand problemen opgeleverd. Het verzoek was om ruim tevoren in te loggen en eea te testen. Dat heeft iedereen gedaan. Vlak voor de starttijd werden we er echter weer uitgegooid en was opnieuw inloggen nodig. GTW draait op elke recente browser. Voor AdobeConnect hoeft niets gedownload te worden. De organisator stuurt een link van de sessie. Daar klik je op en je bent ‘binnen’.De software, met name de audio, werkt volgens Karin het beste met Firefox. Ze heeft ervaren dat de combinatie met Chrome soms een slechte ervaring geeft. In de documentatie staan echter geen beperkingen op browsers.Voor iedereen verliep inloggen en opstarten probleemloos.

Kwaliteit audio van presentator en deelnemers

De presentator kunnen horen, is de minimumvereiste voor een geslaagd webinar. Liefst hoor je ook de andere deelnemers. Bij elke tool moet je eerst de software toegang geven tot je microfoon (en webcam). Vervolgens kun je je eigen microfoon open of dicht zetten. Wel fijn om even dicht te doen als je hard moet hoesten bijvoorbeeld of erg hoorbaar ademt, zoals we hebben ervaren. De presentator kan ook de microfoon of webcam van de deelnemers bedienen.

GoToWebinar AdobeConnect
Presentator Hedwig had wat gedoe met haar microfoon. Haar geluid was zachter dan dat van de deelnemers. Ze heeft haar ingebouwde microfoon wat harder kunnen zetten en daarmee was het probleem wel opgelost. Toch was de verstaanbaarheid van de deelnemers (die ‘de microfoon hadden’) beter dan die van de presentator en dat voelt wel gek. Eén deelnemers hoorde ook ruis, maar dat kan de ademhaling zijn geweest van een van de anderen.Het duurde wel 20 minuten voordat we allemaal door hadden hoe de microfoon werkte en we Hedwig goed konden versteen. Hier waren zowel presentator als deelnemers uitstekend verstaanbaar.

Kwaliteit beeld van presentator en deelnemers

De presentator is natuurlijk sowieso in beeld via haar webcam, al kan ze ervoor kiezen zichzelf tijdelijk niet in beeld te laten zien ten faveure van slides of een video die ze wil afspelen. Of deelnemers in beeld zijn, bepaalt de presentator ook met de instellingen die ze vooraf kiest.

GoToWebinar AdobeConnect
Hier is alleen een presentator in beeld en eventueel een panelist. Andere deelnemers zie je niet. Bij onze test was Kristin als panelist naast Hedwig in beeld. De presentator kan andere deelnemers tijdelijk de rol van panalist geven en hen zo in beeld brengen voor de andere deelnemers. Wellicht heeft dit ermee te maken dat GTW vooral voor grotere groepen bedoeld is, waarbij het onwenselijk is dat iedereen in beeld is.GoTo heeft ook een ‘Meeting’variant waarin je in kleine groepen online samenkomt. Dan heeft iedereen standaard zijn webcam en microfoon aan. We hebben nu de Webinarvariant geprobeerd. Hier is de default dat alle deelnemers in beeld zijn, mits het er maximaal XX zijn.Het scherm van AC is opgebouwd uit vensters, zogenaamde ‘pods’. Elke pod bevat een functionaliteit, bij voorbeeld een poll, chatbox of de videobeelden van de deelnemers. De presentator kan tijdens de sessie de schermopbouw aanpassen aan de media die getoond worden of de interactievorm waarop de focus moet liggen. Als de presentator in plaats van de pod waarin de deelnemers op video te zien zijn iets anders toont, moet je de daarna als deelnemer je webcam opnieuw verbinden. Dat is als ergerlijk ervaren. Ook werden twee deelnemers bij het veranderen van het scherm uit de sessie gegooid en moesten opnieuw inloggen.

 Overzichtelijkheid van het scherm

Hoewel GTW en AC een heel verschillende interface hebben, werden deze niet heel verschillend gewaardeerd. Zoals ik bij het onderdeel video al aangaf werkt AC met flexibele ‘pods’ (vensters, zie screenshots). Als er in GTW een poll wordt gepresenteerd, komt deze als een pop-up over je scherm heen (kan hier geen afbeelding van vinden). In AC verschijnt deze in een apart venster.

Het is me wel opgevallen dat we bij AC eerder de goede knop hadden gevonden waarmee je je microfoon bedient dan bij GTW. Bij GTW moet je een paneeltje uitschuiven om bij die knoppen te komen.

Media tonen tijdens de sessie

Net als in een face 2 face presentatie kunnen er slides getoond worden of een document dat de deelnemers gezamenlijk reviewen. Ook kun je een video afspelen. Verder kun je nog denken aan de mogelijkheid om je scherm te delen. Dat laatste is uiteraard erg handig als je wilt uitleggen hoe software werkt. We hebben in beide tools media bekeken.

GoToWebinar AdobeConnect
Hedwig had enkele slides klaar staan van een vorige sessie. Deze konden alleen in bewerkingsmodus getoond worden en niet in afspeelmodus, waardoor ze het venster niet mooi vulden. Als ze de slides afspeelt, schuiven ze over de video van presentator en panelist heen.We hebben ook een videofragment van YouTube bekeken. Dat kwam schokkerig over. Het delen van het scherm werkte wel, maar het was zo klein dat lezen een uitdaging was voor deze middelbare deelnemers. Karin toonde ook slides in het grootste venster en deelde haar scherm.Je kunt in AC niet live een video streamen van YouTube of Vimeo. Je moet hem downloaden, converteren naar mp4 en dan kun je hem afspelen. We hebben dat uitgeprobeerd. We hoorden eerst een echo. Toen we allemaal onze microfoon uitzetten, was dat opgelost en was de kwaliteit goed.

Interactie tussen presentator en deelnemers en deelnemers onderling

Wat een webinar interessant maakt, is dat je contact met elkaar kunt hebben via allerlei kanalen: je kunt elkaar horen, soms ook zien, open vragen beantwoorden die de presentator stelt, een antwoord kiezen in een poll of met elkaar chatten. Als organisator bepaal je naar gelang het doel van je sessie en de omvang van de groep wat je gaat inzetten. Je kunt vragen en polls klaarzetten en maakt een draaiboek, zoals je dat in een face 2 face workshop ook zou doen. Ook hiervan hebben we de meeste smaken geproefd. Hier hebben we de grootste verschillen ervaren.

GoToWebinar AdobeConnect
Presentator Hedwig stelde open vragen. We konden echter elkaars antwoorden niet zien. We konden wel vragen in een box typen, maar zagen niet de vragen die anderen stelden. Hedwig reageerde ook niet op de vragen.Kristin had de rol van panelist maar had geen extra bevoegdheden in de interactie. De tijd die ons ter beschikking stond was nu te kort om de procestaken goed te verdelen.De interactiemogelijkheden via audio zijn  beperkt in de Webinarvariant. Er kan maar een klein aantal microfoons tegelijk open staan. Vrij willekeurig stonden de microfoons van sommige deelnemers open en andere dicht. Dan kon je dus niets zeggen. Deelnemers hadden het gevoel afgesloten te zijn van de conversatie die liep tussen de mensen die wel konden praten. Dat demotiveert.Ook via video is er geen interactie mogelijk. Als je elkaar niet kunt zien, verlies je contact: ‘Wie zijn hier eigenlijk?’De interactie die als goed werd ervaren, waren de polls (mc-vragen) waarvan Hedwig de uitkomsten kon laten zien.

Het bleek dat Hedwig de instellingen van een vorige sessie had gekopieerd waardoor de Question en Chatfunctionaliteiten dicht stonden. Ze zijn er dus wel in GTW.

AC kent heel veel mogelijkheden, ook bijvoorbeeld een whiteboard waar je met zijn allen op kan tekenen. In Breakout rooms kan de organisator zijn deelnemers in subgroepjes aan het werk zetten met een opdracht. Zij krijgen dan een eigen chatbox en kunnen direct met elkaar praten zonder de anderen te storen.Een andere, heel leuke vorm van interactie waar Karin ons op wees, zijn de statusopties. Elke deelnemer kan een aantal icoontjes bedienen voor Voor of Tegen, Hand opsteken, Applaus geven, Even weg, etc.Een van ons vond dat de poll er mooier uitzag in GTW dan in AC.

Kortom, er kan in AC heel veel in al die pods. Het wordt ervaren als professioneel en heel dynamisch, maar roept ook de vraag op of je dit allemaal een beetje vlot onder de knie hebt.

Gebruiken of niet en waarom

Ten slotte de hamvraag: voor welke tool kies je?

GoToWebinar AdobeConnect
Drie deelnemers schatten de kans op gebruik in op 0 tot 20%, één op 50% en één op 80-100%.Ik citeer de evaluaties:

  • Te weinig mogelijkheden
  • Het gebrek aan interactiviteit en het design dat me niet aansprak.
  • Een mooie tool maar lijkt te beperkt en als gebruiker minder aantrekkelijk.
  • De eenzijdige communicatie maakt de toepasbaarheid beperkt. Maar bij andere webinars heb ik de ervaring, dat je altijd in GTW kunt komen; nooit problemen met inloggen en dat is een voordeel. Je moet wel erg goed presenteren voor de camera om te blijven boeien, maar dat is te leren uiteraard!
  • Ik maak gebruik van meerdere tools, ook GoToWebinar zal voor een bepaalde doelgroep de ideale tool zijn.
  • Hedwig vindt GTW stabiel en eenvoudig in gebruik.
Hier twee maal 80-100%, drie keer 50% en één keer 0-20%.

  • Het werken met de pods maakt je sessie heel dynamisch. Het lijkt of er geen beperkingen zijn op wat je zou willen doen.
    Fijn dat je niets hoeft te installeren. Bij GTW moet je eerst Citrix downloaden (al gaat dat wel heel snel).
  • Positief qua mogelijkheden of interactiviteit, maar ik wil nog verder kijken naar andere webinartools.
  • Komt professioneel over. Gebruikersvriendelijk. Veel mogelijkheden. Jammer van de YouTube-filmpjes die je moet omzetten naar mp4.
  • Ik vind de mogelijkheden en het scherm zeer goed, maar het platform zelf nogal instabiel. Ik werd er 3 of 4 keer uitgegooid en een andere deelnemer ook.

 

Ik sluit af met enkele algemene opmerkingen van deelnemers:

  • “Handig om nog iets eerder te horen over gebruik Firefox voor AC. Heb het snel geïnstalleerd maar moest wennen aan de nieuwe knoppen en beeldscherm.
    Fijn dat er een derde ondersteuner was Steven. Zeker als je twee tools uitprobeert. Verder enorm leerzaam en bruikbaar in mijn denkproef over gebruik van webinars.”
  • “GTW is echt voor webinars, en minder geschikt voor de vorm die wij tijdens de toolverkenning kozen. Daardoor komt GTW er negatiever uit dan het verdient; ik las in een vergelijkend artikel, dat GTW de Rolls Royce onder de tools is. Dat vind ik nogal overdreven.”
  • “Ik ken beide tools, en was in de veronderstelling dat ik nog niet alles gezien had van GoToWebinar, dat er nog verborgen mogelijkheden waren. Maar die zijn er niet. Een hele cleane tool om webinars/presentaties te geven aan grote groepen zonder audio. En ik begrijp dat het dan ook goed werkt.”
  • “Mijn voorkeur gaat uit naar AC. Liever een speeltuin met onbegrensde mogelijkheden waarin je sommige attracties overslaat, dan ergens mee willen spelen en het niet kunnen vinden.”

Wat komt er kijken bij de voorbereiding?

Karin heeft verteld hoe ze een webinar voorbereidt. Vaak begeleidt ze een presentator die zelf minder ervaren is met de tool. “We bepalen hoe het webinar/de training er uit komt te zien. Dan gaat het om de afwisseling van presentaties met foto’s en videomateriaal en hoe de schermen en pods worden gebruikt voor interactie. Ik zet alles klaar en voer een test uit met de presentator waarna ik soms nog wat aanpas. Je kunt via AC uitnodigingen verzenden maar daar maak ik geen gebruik van. Ik maak zelf uitnodigingen met schermprints.”

Ook de voorbereiding vlak voor de start is belangrijk:

  • scherm wachtkamer instellen
  • presentator rechten geven
  • deelnemersrechten instellen
  • alle applicaties afsluiten (Skype, FaceTime, Outlook etcetera en start mijn computer opnieuw op voor elk webinar.
  • check op storende geluidjes
  • mobiel uit, vaste telefoon uit
  • met presentator beeld en geluid checken

Ten slotte, ook niet onbelangrijk, wat kost het?

Hedwig betaalt € 936,00 per jaar (€ 78,00 euro ex BTW per maand) voor GTW. Je kunt gratis een maand een proefdraaien. Adobe Connect kost € 436,00 per jaar, (€ 55,00 per maand). Ook deze kun je gratis een maand proberen.

Op LinkedIn kun je de discussie naar aanleiding van deze verkenning lezen. Hierin worden andere tools genoemd (WebEx, Clickwebinar) en of je een training nodig hebt.

Deelnemers: Steven Scheer (technische assistentie), Kristin Dekkers, Fransien Roovers, Joyce Cordus, Gerlanda Dirksen en Isabelle Langeveld